Mediante la “Instrucción de 1 de julio de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre mecanismos de seguridad de los ficheros electrónicos que contengan libros de los empresarios presentados a legalización en los registros mercantiles y otras cuestiones relacionadas” la DGRN complementa y modifica la anterior Instrucción de la DGRN de 12 de febrero de 2015 sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.
La nueva Instrucción tiene por objeto el establecimiento de los sistemas de seguridad y cifrado de los libros presentados a legalización telemáticamente complementado, aclarando y modificando la anterior Instrucción.
Según la nueva Instrucción, los ficheros que contengan los libros remitidos telemáticamente para su legalización serán borrados inmediatamente una vez que el registrador haya expedido la certificación de legalización. Si la presentación se hubiese calificado como defectuosa y no hubiese sido objeto de subsanación, los ficheros se borrarán cuando caduque el asiento de presentación.
Además, se aclara que el registrador mercantil podrá emitir publicidad formal exclusivamente del contenido del Libro Diario (entendemos, que del Registro Mercantil) y del Libro de Legalizaciones en el que se reflejará la circunstancia de haberse practicado, suspendido o denegado la legalización así como, en su caso, el contenido de la certificación de legalización. Recordemos, que según la norma vigesimoprimera de la Instrucción de 12 de febrero de 2015 la certificación que emitirá el Registrador de dicha legalización incluirá: la identificación del empresario, los libros legalizados (identificando clase y número), la firma digital generada por cada uno de ellos y los datos de la presentación y del asiento practicado en el Libro de legalizaciones, la mención de la obligación del empresario de conservar – a efectos probatorios- una copia informática de idéntico contenido y formato que los ficheros presentados a legalizar y, además, en caso de que se haya presentado el libro fuera del plazo legal para dicha legalización, se indicará esta circunstancia. De conformidad con la nueva Instrucción, en caso de presentarse los ficheros encriptados según se indica a continuación, se incluirá igualmente la mención al deber del empresario de conservar la clave secreta para desencritar los ficheros cifrados.
Asimismo, la Instrucción de 1 de julio de 2015 establece que el procedimiento de recepción y gestión de los ficheros presentados telemáticamente que contengan los libros presentados para su legalización asegurará la trazabilidad informática de los trámites realizados y de las personas que en ellos hayan intervenido.
Esta Instrucción establece diferentes niveles de seguridad en la presentación de los libros a legalizar, correspondiendo a cada empresario elegir el nivel de seguridad deseado:
1. Libros presentados en archivos sin cifrar.
2. Cifrado de los ficheros por el sistema de cifrado de clave simétrica: Si empresario quiere una mayor seguridad de los archivos presentados a legalizar podrá utilizar sobre cada fichero que desee encriptar determinados algoritmos de cifrado. En la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores se pondrá a disposición de los empresarios un aplicativo gratuito que permita la encriptación de los ficheros. En este caso, el Registrador calificará no sólo el contenido de la solicitud según lo que resulte de los ficheros presentados y los asientos de su Registro, sino también que el algoritmo SHA256 generado por los correspondientes ficheros cifrados coincide con el que consta en la relación de libros presentada.
3. Alternativamente el empresario podrá utilizar el sistema de cifrado con doble clave, pública y privada que pongan a disposición de los usuarios las entidades prestadoras de servicios de certificación de firma electrónica reconocida. El Registrador Mercantil competente procederá a la legalización de los ficheros cifrados en la forma prevista en el punto anterior.
Esta Instrucción deja sin efecto la norma vigesimosegunda de la Instrucción de 12 de febrero de 2015 la cual establecía que:
“A los efectos de lo establecido en el artículo 327 de la Ley de Enjuiciamiento Civil en materia de prueba, el Registrador Mercantil, una vez le sea presentado el correspondiente soporte informático con los ficheros de contenido y formato idéntico al de los libros presentados a legalizar, imprimirá una copia en papel de ellos y certificará, a solicitud de parte interesada o por mandato de la autoridad judicial competente, que los ficheros contenidos en el soporte se corresponden con los libros legalizados por generar la misma firma digital, y todo ello por referencia a los asientos practicados en el Libro-fichero de legalizaciones.”
A los efectos de lo previsto en el art. 327 de la Ley de Enjuiciamiento Civil la Instrucción de 1 de julio de 2015 establece dos sistemas a efectos de prueba del contenido de los libros la legalizados en el Registro Mercantil:
1. En el primer de ellos, en caso de que el órgano jurisdiccional cuente con los recursos técnicos necesarios para comprobar que los ficheros contenidos en el soporte informático presentado se corresponden con los libros legalizados por generar la misma huella digital, bastará que se aporte por el empresario al órgano jurisdiccional la copia del fichero en su día legalizado acompañado de la certificación extendida en su día bajo la firma del Registrador y acreditativa de la legalización.
2. En el segundo de ellos y siempre a petición del juez, el Registrador Mercantil, una vez le sea presentado el correspondiente soporte informático con los ficheros de contenido y formato idéntico al de los libros presentados a legalizar, certificará que los ficheros contenidos en el soporte se corresponden con los libros legalizados por generar la misma huella digital, y todo ello por referencia a los asientos practicados en el Libro-fichero de legalizaciones. En caso de haberse presentado los ficheros encriptados a efectos de emitir la correspondiente certificación deberá facilitarse al registrador mercantil la clave para la desencriptación.
Además, en esta Instrucción se establece que los libros Legalizados en blanco que contengan asientos relativos a ejercicio posterior al 29 de septiembre de 2013 siempre que el cierre del ejercicio no sea posterior al 31 de diciembre de 2014 -(que según establecía la Instrucción de 12 de febrero de 2015 debían legalizarse telemáticamente)- que no hayan sido trasladados a un nuevo libro en formato electrónico, no requieren ser presentados de nuevo a legalización. En el caso de que el libro físico no disponga de hojas en blanco suficientes para todas las actas o asientos correspondientes al ejercicio 2014, podrán solicitar del Registro Mercantil la legalización de libros u hojas en blanco que sea necesarias.
Por otra parte, se indica en la nueva Instrucción que la legalización de los libros podrá realizarse de manera conjunta, de todos los libros en un mismo acto o por separado, pudiendo cifrarse todos o alguno de aquéllos.
Por último, se dejan sin efectos, además de la norma vigesimosegunda ya comentada, las normas vigesimoquinta y vigesimosexta de la Instrucción de 12 de febrero de 2015, que establecían la aplicación del sistema recogido en la Instrucción de 12 de febrero de 2015 a los libros no obligatorios y a los libros de las uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones, fundaciones u otras personas físicas y jurídicas obligadas a llevar una contabilidad ajustada a las prescripciones del Código de Comercio.